E-mail günümüzün en etkin iletişim araçlarının en önde gelenlerinden birisidir. Bu iletişim aracını kullanan işletmeler için e-mail taşıyan ve saklayan sistemler hayati önem taşıyan sistemler haline gelmişlerdir. Giderek dahada artan oranda haberleşme vb. ihtiyaçlar e-mail sistemleri üzeriden gerçekleştirlmektedir. Şirket içi ve şirket dışı etkileşimli iletişim bu sistemler üzerinden yapılmaktadır. Bu sistemlerin en önde gelenleri IBM Lotus Notes, Microsoft Exchange Server, Linux Qmail, Sendmail ve Postfix 'dir. Bu yazılımı diğer benzerlerinden ayıran en önemli fark tüm verileri bir yada birkaç veritabanında topluyor olmasıdır.

Yapılan araştırmalar şirketlerin toplam internet trafiklerinin ortalama %40-%60 'ını e-mail trafiğinin oluşturduğunu göstermektedir. Bunun yanında mevcut e-mail tarafiğininde %40 - %50 'inin iş açısından gereksiz ve uygun olmayan içeriklere sahip olduğunuda görmekteyiz. İletişim kolaylıkları sağlayan e-mail sistemi virusler açısındanda çok büyük riskler taşır. Bir mail aldım diye sevindiğinizde tüm işletim sistemi ve bütün önemli elektronik evraklarınızı kaybedebilirsiniz. İnternet üzerinde viruslerin en hızlı yayıldığı ortamında %90 ile e-mail ortamı olduğuda bilinmektedir. Özellikle bilinçsiz e-mail kullanımı örneğin; yüksek boyutlu attachment'ların (ek dosya) e-mail ile gönderilmesi ve butip dosyaların dosya sistemi yerine e-mail sistemi üzerinde tutulması zaman zaman sistemlere zarar verir hale gelebilmektedir.

Yukarıda anlatılanlar gözönüne alındığında merkezi database'e sahip bir e-mail server sisteminin bu tip durumlardan çok çabuk etkileneceği gün gibi açıktır. Benzeri durumların giderilebilmesi için tüm e-mail trafiği içerik açısından kontrolden geçirilmelidir. Mevcut ve gelmekte olan mailler belirli kriterlere göre denetlenmeli gerekli olanlar arşivlenebilmeli gereksiz ve içerik açısından tehlike arzeden e-mailler zararsız hale getirilmelidir. E-mail Trafiğini minimize etmek için giden, gelen ve mevcut e-mail attachment'ları otomatik olarak sıkıştırılmalıdır. Aynı zamanda maillerin tamamı virus kontrolündende geçirilmelidir.

Tüm bu anlatılanlar bir e-mail sisteminde yapıldığında sisteminiz içinaşağıdaki faydaları otomatik olarak sağlayacaktır:

• Sisteminizin dış dünyaya mail iletme performansı artacaktır.
• Sisteminiz daha hızlı backuplanabilir ve restore edilebilir olacaktır.
• Databaselerinizde içerik kontrolü yapıldığında, aslında sağlıklılık kontrolüde yapılıyor olmaktadır.
• Sisteminiz clientlara daha hızlı cevap verebilecektir.
• Lan trafiğiniz azalacaktır.
• Sisteminizin toplam sahip olma maliyeti ve devam ettirme maliyeti azalacaktır.
• Sisteminizde zararlı, önemsiz, az önemli, önemli, çok önemli gibi database'ler oluşturma şansınız olacaktır.
• Virus, trojan vb. içeriklere sahip zararlı dosyalar sisteme ve kullanıcılara ulaşmadan imha edilmiş olacaktır.